Отправитель должен заполнить коммерческий инвойс, включив в него следующую информацию:

1. Дата экспортирования.
2. Ссылки на экспортную документацию (номер заказа, номер инвойса и пр.)
3. Полное имя/адрес отправителя.
4. Полное имя/адрес получателя.
5. Полное имя/адрес импортера (если отличается от получателя).
6. Страна-экспортер.
7. Страна-производитель (товаров)
8. Страна конечного назначения.
9. Номер авиатранспортной накладной (AWB).
10. Описание каждой позиции товаров должно включать (но не обязательно ограничиваться):

 а) наименование товара;

 б) сфера использования (если это применимо к описанию товара);

 в) номера частей, серийные номера и пр. (если это применимо к описанию товара);

 г) гармонизированный тарифный номер (если он известен);

 д) количество;

 е) материал, из которого товар изготовлен;

 ж) № поз./№ п/п, если таковые известны;

 з) тип упаковки;

 и) вес (фунты/унции/кг);

 к) количество мест;

 л) единица измерения;

 м) цена за единицу;

 н) общая стоимость. 

1. Подпись грузоотправителя и дата заполнения.
2. В соответствующей графе обязательно проставляются условия поставки согласно INCOTERMS-2010 (самые популярные условия: СFR, FOB, CIF).

 Требования к описанию товаров.

   Полное описание товаров необходимо всегда. В описании должны содержаться ответы на следующие вопросы:

•  Что это?
•  Из чего изготовлено?
•  Как или с чем будет использоваться?
•  В каком количестве?

    Грузоотправитель также должен представить разбивку (цена за единицу и общая сумма) по каждому виду товаров, а также указать страну происхождения для каждого вида товаров. Для каждой приведенной позиции указывается номинальная стоимость. Формулировки "F.O.C." ("бесплатно") и "NCV" ("не имеет коммерческой ценности") не допускаются.

Полное описание товаров                                              Цена за ед.                                              Общая сумма

100 молотков (Италия)                                            $5.00 (долл. США)                                  $500.00 (долл. США)

150 отверток (Канада)                                             $3.75 (долл. США)                                  $562.50 (долл. США)

                                                                                                Всего                                               $1,062.50 (долл. США)

   Грузоотправитель может указать номера HSUS (гармонизированного кода/код согласно списка ТНВЭД), если таковые известны.

Особые требования

ЕСЛИ отправление содержит…                ТОГДА в описании инвойса необходимо…

Биологические образцы                           Происхождение образца: человеческое, животное и т.д.

                                                                        Причина экспорта (н-р, проведение тестирования, исслед-ния и т.д.)

                                                                        Способ транспортировки: сухой лед,  лед и т.д.   

                                                                        Срок хранения образца.

                                                                        К коммерческому инвойсу может быть приложена копия                                                                                              разрешения или указан номер разрешения.

Химические вещества                              Заявление TSCA: "Заявляю, что все химические вещества в данном                                                                          отправлении не подлежат контролю согласноTSCA". Или:                                                                                            "Заявляю,  что все химические вещества в данном отправлении                                                                                 соответствуют применимым нормам или постановлениям по                                                                                     TSCA,  и никакие химические вещества  не предлагаются мной для                                                                           ввоза в нарушение TSCA или какой-либо применимой нормы или                                                                             постановления по TSCA".

                                                                         Указание только химического названия без описания считается                                                                               недостаточным. Описание необходимо в целях классификации,                                                                                 например, описание пасты должно быть следующим: "паста                                                                                       полирующая, автомобильная".

Часы настольные / настенные                 Ценность (стоимость) следующих компонентов:

                                                                          а) подвижный элемент;

                                                                          б) корпус;

                                                                          в) гальванический элемент;

                                                                          г) камни (если таковые имеются).

Подарки                                                         В разделе описания товаров авиатранспортной накладной (AWB)                                                                             приводится формулировка «Unsolicited gift», кроме этого должно                                                                               присутствовать полное описание и стоимость всех изделий. В                                                                                   случае если стоимость подарков на отдельное грузоотправление                                                                             превышает $100 (для разных стран существуют различные                                                                                         ограничения по стоимости), такие грузоотправления подлежат                                                                                 таможенному оформлению в стране получателя с оплатой                                                                                           пошлины/налогов.

Текстильные изделия                                1) Состав текстильного изделия, н-р, хлопок 100%; полиэстер 50% /                                                                           хлопок 50% и т.д.

                                                                         2) Способ переплетения ткани, н-р, вязаное изделие или тканное.

                                                                         3) Для кого предназначено изделие (для мужчин, женщин и т.д.)

                                                                         Образцы текстильных изделий должны сопровождаться                                                                                             следующей пометкой:   

                                                                         "MUTILATED SAMPLES. NOT FOR RESALE".

Правила оформления инвойса

   Инвойс может быть заполнен как от руки, так и в печатном виде, как на стандартном листе А4 формата, так и на фирменном бланке организации – последний вариант особенно удобен, так как он содержит все необходимые реквизиты фирмы-отправителя. Документ обязательно должен быть заверен «живой» подписью отправляющего лица. Печать на нем ставить не обязательно (хотя пометка о ней и присутствует), поскольку с 2016 года юридические лица законом освобождены от необходимости использовать в своей работе печати и штампы.

   Инвойс составляется в шести экземплярах (оригинал и пять копий), каждый их которых находит себе применение:

• Один из них кладется внутрь посылки,
• второй, так называемый отгрузочный – в специальный кармашек для авиаотправлений (вместе с транспортной накладной),
• третий остается у отправителя,
• четвертый пересылается получателю,
• пятый и шестой – остаются у перевозчика.

Проверка документа

   Перед отправлением необходимо еще раз тщательно убедиться в том, что все необходимые сведения о грузе внесены в сопроводительный инвойс.

   Первое на что нужно обратить внимание: правильность и полноту внесенной информации в перечень отправляемого груза, далее надо удостовериться в том, что объявленная ценность товаров для таможни указана в валюте именно той страны, в которую «уходит» груз.

   В тех случаях, когда пересылается более двух видов товаров, надо проверить разбивку стоимости по каждому наименованию и, если не указана общая объявленная ценность всех товаров, указать ее. Также нужно убедиться в том, что число копий соответствует норме.